השאירו את האירגון למקצוענים:
הנה דילמה, אתם צריכים להפיק את אירוע השנה, אך אין לכם שום רקע או ניסיון בנושא. הירגעו בשביל זה אנחנו כאן.
לחברות ואירגונים רבים אין אדם ייעודי עבור ניהול, שיווק והפקת אירוע. עם זאת אירוע יכול לבנות או להרוס קמפיין שלם. הנה מספר טיפים שימושיים שיעזרו לכם החל מתהליך התיכנון ועד לעבור את היום הגדול.
צאו מתוך הבריסטול
לא משנה איזה סוג אירוע אתם מתכננים להפיק אתם צריכים למפות אסטרטגיה, מה מטרת האירוע שלכם? האם אתם מציגים מוצר או שירות ללקוחות? השקת מוצרי דוגמית או השקה ללקוחות פוטנציאליים?
אם המטרה הסופית שלכם היא להציג מול דמויות מפתח בתעשייה או בפני קבוצת מנהלים תירצו בוודאי לתכנן אסטרטגיה על בריסטול. הביטו על הקהל האידיאלי שלכם ונסו להבין מהו המסר שיהדהד וכיצד אתם תוכלו למדוד תוצאות. זיכרו כי לא יהיה לכם מושג אם האירוע נחל הצלחה או כישלון ללא יכולת מדידה ובקרה.
בנו תקציב
ברגע שהתוותם והגדרתם לעצמכם את מטרת הפקת האירוע עליכם לקחת בחשבון כמה יעלה לכם להשיג את אותם המטרות? מומלץ לעשות רשימת בדיקה של עלות של כל פריט בודד שלו אתם צריכים כדי להרים ולהפיק אירוע. זה יכול לכלול שלטים, הזמנות, טיפולים גרפיים לאתר אינטרנט, מזון, משקאות, מוסיקה, מתנות וכו'. דמיינו את האירוע שאתם מתכננים ובו כל הפרטים הכי קטנים שלו אתם זקוקים, למה אתם צריכים בוודאות וממה תוכלו לחיות בלעדיו? הרכיבו רשימת בדיקה ועלות משוערכת.
זמן ומקום לכל אירוע
האם אתם מארחים מנהלים או משקיעים? האם זה אירוע של מצגות או משולב?, האם זה חלק מהאסטרטגיה של מודעות למותג שלכם או על פי דרישת לקוחות?
התשובה לשאולות אלה צריכה לקבוע איפה ומתי האירוע שלכם יתקיים, אם אתם מייעדים אירוע למשקיעים עסוקים למשל תרצו קרוב לוודאי לתכנן ארוחת בוקר מפוארת. אירוע ברשת מוגש הכי טוב בערב עם קוקטייל. המצגת נתפסת ככפייה ולכן עדיף לבצע אירוע שכזה במלון או אולם כנסים. היו מודעים לכיצד ההשפעות סביבנו משפיעות על תשומת הלב וטווח הקשב ועל סוג המסר שאנו מצפים לשמוע.
אירוע חוזר
ההזמנה לאירוע שלכם היא אחד ההיבטים החשובים ביותר בתהליך התכנון כולו. אינכם רוצים לשלוח הזמנה מוקדם או מאוחר מדי מהמועד המקורי. שלושה שבועות מהמועד המתוכנן הוא זמן סביר אך אם אתם רוצים שהמנהלים יגיעו עליכם לקלוע ללוחות זמנים שלהם ולכן מומלץ לשלוח עוד קודם לכן מהמועד המתוכנן. פרטים מפורטים יותר ככל שניתן שכן הזמנה רק לארוחת ערב אינו ראוי להזמנה. ההזמנה צריכה לכלול מפה וכיוונים ומידע על תחבורה ציבורית למקום ובכך תקל על הגעת משתתפים.
כמוכן תצטרכו עותק מרשימת המוזמנים שלכם.אוטומציה שיווקית יכולה לעזור מאוד במקרה זה.
הליכה של קילומטרים
בקרו באולם אירועים יום לפני המועד המתוכנן, תארו לעצמכם כיצד תירצו לחוות את האירוע? אילו סימנים צריכים להיות כדי למנוע בלבול? איפה יהיה מרכז העניינים? בעיקרון, תרצו להבין את מה שהאורחים שלכם ייראו מהרגע הראשון שיצעדו לאולם אירועים ועד לעמדת הרישום לאירוע עצמו והדרך היחידה להבין זאת היא לצעוד ק"מ בנעליי האורחים שלכם ולנסות לראות ולחזות.
