כיצד לארגן אירוע נכון – חלק א'

1. הגדירו את מטרת האירוע - הריצו במוחכם משפט או שתיים שיעזור לכם להוביל את האירוע בכיוון הנכון. האם מה שאתם מתכננים הוא לחנך את הקהילה? לשכנע תורמים פוטנציאליים לקרנות? לחגוג לאדם מסויים או מאורע? צמצמו את האפשרויות או הסיבות ככל שניתן. לא משנה מה אתם עושים (לחנך, לשכנע, לחגוג וכו') חישבו למה אתם עושים את זה? חישבו על זה כהצהרת כוונות המסגרת שלך להצלחה. כאשר אתם יודעים בדיוק מה אתם רוצים לעשות זה הרבה יותר קל לעשות את זה!

2. קיבעו יעדים - מה בדיוק אתם רוצים להשיג? לא כמה אנשים אתם רוצים שיגיעו, לא רק להוציא את האירוע אלא מה אתם רוצים שייצא לכם מזה? מכירה פומבית? אנשים מתחילים לסחור? אחד העלה ב 1000 ש"ח את הצעתו? דעתו השתנתה? אנשים נרגשים? חישבו על שלושה דברים שאתם מייחלים שייקרו כתוצאה מקיום האירוע הזה והתמקדו בהם כדי שיתממשו. אולי מטרה אחת היא פיננסית, אחרת חברתית ונוספת אישית, זה תלוי בך!

3. איספו מתנדבים - חברי צוות מעולים עם מיומנויות זהו דבר הכרחי ביותר, הם יוכלו לעזור לכם בכל דבר החל בהכנת לוחות זמנים ותקציבים וכלה בהכנת הזמנות, כרזות ופרסומים לקבלת פני האורחים ועשיית העבודה השחורה שלאחר קיום האירוע. במילים אחרות הם יוכלו לעזור לכם לסיים דברים ואם תוכלו קחו מתנדבים שאתם בוטחים בהם, הקפידו לשמור על צוות שבו יהיה צוות ומפקחים שמבינים את התכנונים שלכם. שיתוף פעולה יכול לעשות את העבודה קלה יותר כשאתה נעזר בהם לעזרה יש לשים לב כי הצוות מבין את ציפיותייך ברמת המעורבות שלהם. אם אתם במצב שאתם לא מוצאים צוות מתנדבים מעשי שיכרו צוות! זה הכל תלוי בסוג האירוע שאתם מארגנים. המקום שבחרתם למאורע עשוי לספק לכם צוות שכזה או אם אתם מעדיפים דרך חברה צד שלישי לשכור את שירותיה.

4. הכינו תקציב – כל ההוצאות האפשריות, הכנסות, ספונסרים הוצאות הצוות ועוד צריכים להיכלל. אם לא תכינו תקציב בסופו של דבר תקבלו צרור של קבלות ותישארו עם כיס ריק וללא מושג כיצד לעזאזל הגעתם למצב הזה? היו ריאליים החל מהיום הראשון כך שלא תקבלו הפתעה בסוף. מיצאו דרך לשמור על עלויות נמוכות. האם תוכלו למצוא מתנדבים לעבוד בחינם? שיקלו מקומות לקיום האירוע לא יקרים (כמו למשל בבית של מישהו, או עזרה מחבר) זיכרו: מפגש קטן ופשוט שילך כשורה תמיד יהיה מרשים יותר ממסיבה יח"צנית גרנדיוזית.

5. החליטו על זמן ומקום – זהו הדבר הכי חשוב כשמדובר באירוע שלכם. באיזו שעה ובאיזה מקום זה מה שיגרום לאנשים "כן, אני בא" תרצו זמן שבו כולם יהיו חופשיים ומקום שיהיה נוח במיקומו והגישה אליו והכי חשוב משהו שתוכל להרשות לכיס שלך! בדוק את לוח השנה של הקהילה שלך ותתחשב בקהל היעד שלך, אם אתם עובדים עם חבורה של אימהות שיושבות בבית במהלך היום זהו ההימור הכי מוצלח שלכם לגייס סטודנטים בשכונה לבייביסיטר בזמן שהאימהות מגיעות לכנס. אם תוכל קיים את האירוע במקום שהאימהות כבר מגיעות בכל מקרה אליו, כמובן מקומות מסויימים מצריכים הרשמה מראש לכן צור קשר בהקדם האפשרי עם המקום ושריין תאריך מכיוון שהם עלולים להיות עמוסים יותר ממך.

6. לוגיסטיקה – לוגיסטיקה לכל דבר, האם יהיה מקומות חניה?, נגישות לנכים? איך תוכלו לנצל בחכמה את גודל השטח ששכרתם? לאיזה ציוד תצטרך? אילו עוד דברים נוספים תצטרכו (מים לשתייה למרצים, תגים, חוברות) האם תצטרך לקחת בחשבון עלויות בלתי צפויות נוספות? כמה אנשים תצטרכו באמת כדי להריץ אירוע שכזה בצורה חלקה? זה מאוד חשוב ויעיל לשבת רגע עם עצמכם (ועם הצוות שלכם) ולשקול את כל הדברים שעד כה לקחתם בחשבון, האם ישנו מכשול שניתן לחזות מראש ולמנוע? אורחים מיוחדים מסויימים שצריך לדאוג להושבתם? דברים חריגים ובלתי צפויים נוספים שצריכים להיעשות?

7. חישבו על שיווק ופרסום – בזמן ההכנות שאתם נמצאים בהם הכינו פוסטר. זה יכול לכלול תאריך זמני, שעה, אולם, אורח ראשי, שם האירוע ונושא או תגית עבור האירוע. מאחר וזה כל כך מוקדם תוכל לקחת את הזמן בנושא הזה כדי לתקוף אותה מוקדם וליצור גרסה ראשונית לראות כיצד היא נראית ביחד עם כל הפרמטרים שצויינו ואלה שעולה במוחכם. חשוב על דרכים נוספות להפיץ את הבשורה. אי מייל? דואר רגיל?, פייסבוק, טוייטר, מאות אתרי איורע נוספים ברחבי הרשת? מה תצטרך לפני האירוע כדי למשוך אנשים ומה אתה צריך שיהיה באירוע כדי שיישמור עליהם ולא יגרום להם לעזוב טרם הסתיים האירוע?

8. ארגן את עצמך – ייתכן מאוד כי תרגישו עכשיו לחוצים כמו איזה בלון נפוח, קחו נשימה ופיתחו קובץ אקסל, הכינו טיוטת לוח זמנים של הפעילויות באירוע. עשו כמה גיליונות אלקטרוניים כדי לארגן את המחשבות שלכם. זה אולי נראה כמו ניירת מיותרת עכשיו אבל בעוד מספר שבועות קדימה אתם תודו למאמר זה שאתם קראתם בעבר ודאג לכם לסדר את המחשבות. הכינו את ציר הזמן (עם תאריכי יעד) לכל פעילות. רישמו את השמות של כול הנוגעים בדבר ואיפה הם נחוצים ומתי. בצורה כזו תוכלו לארגן את עצמכם ולענות על כל שאלה שתצוץ ממכם או מהצוות בעתיד.